Maio 31, 2019 Acterys

Power BI Planning & Forecasting - 9 Questões Importantes a Considerar

Os benefícios de uma solução unificada de análise e planejamento, em oposição a aplicativos separados e distintos, são claros:

  1. os usuários trabalham em apenas um ambiente
  2. ter alguns dos recursos de análise mais avançados disponíveis imediatamente com seus dados de planejamento sem qualquer movimentação de dados adicional e
  3. Com o Power BI, os benefícios do ecossistema da Microsoft: integração com a produtividade comercial (Office) e nuvem do Azure. Além disso, a arquitetura aberta extensível (visuais personalizados, r e integração com Python), bem como um mercado aberto, oferece opções inigualáveis ​​para construir soluções comprovadas e personalizar exatamente os requisitos.

Desde que a Acterys iniciou nossa integração com o Power BI 3 anos atrás e com a experiência de centenas de projetos de clientes, aprendemos um pouco sobre o que funciona nesse contexto. Portanto, neste artigo, abordarei algumas das diferenças de abordagem e questões importantes a serem consideradas. Não somos imparciais, mas tentei abordar aqui os pontos-chave da maneira mais objetiva e abrangente possível - se algo está faltando / incorreto, por favor nos avise.

Opções de Planejamento

Atualmente, existem tipos de soluções de planejamento 3 no Power BI:

  • Visuals conectados ao modelo central com filtragem padrão de entrada / saída
  • Iframe Web Apps e
  • Apenas Visual.

As opções do modelo de dados central estão usando uma camada de armazenamento de dados baseada em servidor que atende ao uso simultâneo de vários usuários. Normalmente, no MS SQL ou no SSAS. Com o Iframe Web Apps, ele difere: - alguns estão usando SQL, alguns estão usando seus próprios armazenamentos de dados proprietários. A categoria final usa armazenamento de dados local, específico para o usuário que pode ser exportado para o Excel ou arquivos de texto.

1. Onde e como os dados de planejamento são armazenados?

O planejamento normalmente requer uma integração rigorosa com os sistemas que contêm os dados reais com os quais você deseja comparar o plano. Para cenários de planejamento empresarial, é relevante observar a tecnologia subjacente:

  • Os cenários em grande escala (> 100 de usuários simultâneos de write back) são suportados?
  • A solução permite resposta em tempo real mesmo em casos com lógica de cálculo muito complexa?
  • A solução suporta a manipulação de dados na memória, que normalmente é a melhor maneira de garantir o máximo desempenho em cenários corporativos com requisitos de resposta em tempo real.

Por que isso é relevante?

Normalmente, você deseja evitar grandes esforços para mover dados entre diferentes armazenamentos de dados, especialmente se eles forem proprietários sem o suporte de ferramentas ETL e front-ends comumente usados. A abordagem somente visual - mencionada acima - é tipicamente focada em simulações por um único usuário. Como os dados não são armazenados em um servidor central, a única maneira de compartilhar resultados é exportar para pastas de trabalho do Excel ou arquivos de texto. Um modelo de dados aberto e acessível garantirá que a visibilidade dos dados não seja limitada ao Power BI, mas possa usar qualquer front-end com acesso a dados atualizados em uma única versão do modelo de dados verdade. Isso pode variar do Excel, processadores de fluxo de trabalho a qualquer outra solução de relatório ou análise. O planejamento requer uma resposta em tempo real - mesmo em cenários complexos - para garantir que a abordagem tecnológica possa lidar com isso.

2. Como você pode vincular seus sistemas existentes?

Intimamente relacionado ao ponto anterior: verifique como é fácil vincular ou integrar dados dos sistemas que são relevantes em seu processo (normalmente finanças / marketing) e se um modelo do Power BI de melhor prática é criado automaticamente (idealmente mesmo com os dados formulários de entrada e relatórios).

Por que isso é relevante?

Conectores comprovados para o ERP / marketing ou outros sistemas geralmente ajudam a evitar grandes esforços para escrever pacotes personalizados de ETL (transformação e carregamento de extração) e atualizações contínuas. Certifique-se de que a integração seja:

  • Comprovado com um número razoável de clientes e com números altos (> 50) de entidades consolidadas usadas no processo de planejamento / previsão,
  • Inclui processos automatizados (não apenas manipulação manual de arquivos de texto) para atualizações contínuas e não requer um projeto personalizado, onde tudo tem que ser desenvolvido a partir do zero. Para sistemas mais especializados, isso pode ser realmente necessário, mas os sistemas contábeis comuns, particularmente no espaço SMB, devem ser cobertos. Tenha em mente que essas integrações - mesmo para sistemas SMB - são bastante complexas e não devem ser subestimadas.

3. Qual é o modelo de dados subjacente?

O modelo de dados é o coração do seu aplicativo de planejamento. Verifique se a abordagem de modelagem usada:

  1. Está usando um modelo central que suporta o uso simultâneo em primeiro lugar?
  2. Pode ser facilmente adaptado por usuários corporativos sem habilidades específicas de TI?

Por que isso é relevante?

Se você precisar ir além da simples simulação de um único usuário, será necessário um modelo de dados compartilhado. A escolha preferida aqui é que esse modelo é o Power BI com a opção de usar todas as partes do mesmo, como hierarquias (produto, clientes, etc.). Recriar tudo do zero em um aplicativo de planejamento proprietário normalmente não é o ideal. Além disso, verifique se o fornecedor fornece a lógica de cálculo comumente necessária (por exemplo, a previsão 3-way abordada mais abaixo) e você pode usar sua lógica existente no modelo, por exemplo, medidas DAX?

Se a funcionalidade é parte de um aplicativo proprietário (web), normalmente é muito mais difícil de personalizar do que soluções baseadas em padrões como armazenamentos de dados amplamente utilizados, suporte a padrões de fluxo de trabalho como MS Flow, integração com produtividade do Office etc.

4. Como se integra ao Power BI?

As diferentes abordagens variam muito na maneira como elas integram o Power BI. Ao analisar soluções, certifique-se de que a abordagem realmente ofereça suporte aos principais recursos do Power BI e não apenas um truque de marketing em que um aplicativo da Web legado seja executado em um iframe no Power BI ou, pior ainda, um aplicativo completamente separado com uma IU semelhante ao Power BI.

Por que isso Importa?

Certifique-se de que a solução suporta:

Filtragem de entrada e saída: um dos maiores benefícios do Power BI é a interoperabilidade: você clica em um objeto e imediatamente todas as outras visualizações no relatório se adaptam a esse detalhe ou em ordem inversa: uma seleção em um slicer do Power BI filtra sua tela de entrada de dados de planejamento . A execução de uma página de aplicativo da Web que não interaja realmente ou use os principais recursos do Power BI normalmente é apenas um comprometimento.

5. Quem está no controle?

Verifique com seu fornecedor como a solução pode ser mantida.

Por que isso é relevante?

Habilidades especializadas em TI são caras e raras. Você normalmente deseja evitar que a solução exija especialistas técnicos (por exemplo, trabalhando com armazenamentos de dados proprietários) para manter tarefas comuns. A manutenção do modelo em andamento (adição, alteração de modelos / elementos, mapeamentos, etc.) deve ser executada preferencialmente no Power BI ou em uma Web fácil de usar ou em outros ambientes criados para uso por usuários corporativos.

6. Lógica de planejamento disponível?

O planejamento é tipicamente mais do que apenas inserir e agregar algumas suposições de planejamento. Além dos dados detalhados, os usuários provavelmente exigirão a opção de inserir e simular níveis agregados (“Top down”) com a opção de decompor essas premissas de acordo com um método de alocação desejado (por exemplo, com base nos resultados do ano anterior, usando um determinado sazonalidade, etc.). Além da entrada de dados, considere a lógica de cálculo e a extensibilidade fornecidas.

Por que isso Importa?

Ter uma lógica comprovada em oposição a desenvolver tudo do zero é crucial. Verifique quais opções de entrada e alocação de dados estão disponíveis. Isso varia de previsão de demanda a lógica de planejamento de caminho 3 (a relação entre demonstração de resultados, balanço patrimonial e fluxo de caixa). Você quer garantir que os processos básicos do 3, como o cálculo das implicações de mais receita no balanço e no fluxo de caixa, sejam cobertos.

7. Direitos de uso

Qual é a plataforma de autenticação? Por exemplo, padrões como (Azure) Active Directory são compatíveis onde os usuários e grupos de rede normais podem ser usados ​​ou você precisa manter uma camada de segurança adicional separada no aplicativo de planejamento? O planejamento não exige apenas a definição de direitos de leitura (o que eu vejo), mas também os direitos de gravação (onde posso inserir dados). A solução suporta isso?

Por que isso Importa?

Como acontece com qualquer dado nos dias de hoje, mas particularmente no espaço financeiro, a segurança é fundamental. Perder tempo mantendo camadas de segurança adicionais fora dos padrões corporativos não é justificável. Particularmente em torno da segurança usando padrões comprovados com opções extensivas de governança (MFA, biométricas (reconhecimento facial, etc.) usadas por milhões de usuários é um aspecto importante.

8. Governança

A solução fornece total transparência com trilhas de auditoria detalhadas para cada alteração de quem inseriu ou alterou dados para todas as alterações no modelo de dados?

Por que isso Importa?

Uma das principais razões para migrar de uma planilha para uma solução de planejamento profissional é a transparência: as empresas não podem permitir mudanças não intencionais, não documentadas, sem qualquer maneira de rastreá-las. Certifique-se de que esses aspectos estejam cobertos.

9. Nuvem E no local

Assegure-se de que a solução de planejamento seja compatível com implantação local e em nuvem.

Por que isso Importa?

Os dados de planejamento são tão sensíveis quanto possíveis. Mesmo com a melhor governança, muitas empresas ainda não estão preparadas para ter quaisquer aspectos de nuvem envolvidos na solução. Assegure-se de que ambas as opções de implementação sejam suportadas.

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