Janeiro 21, 2018 Acterys

Colaboração efetiva em equipe: a chave para planejar o sucesso

Planejar em organizações maiores é quase sempre um esforço de equipe. Neste blog, estou abordando como as novas tecnologias padrão do Microsoft Office podem ser usadas pelas equipes para trabalhar juntas de maneira mais eficaz e obter melhorias significativas no processo.

Os processos de planejamento geralmente são executados como ciclos de feedback que envolvem o seguinte durante o estágio inicial de desenvolvimento do plano:

Etapa de Planejamento

Posteriormente, na fase de monitoramento, o processo continua de forma semelhante e inclui:

Fase de Monitoramento do Processo de Planejamento

Em todas as etapas desses processos, é necessária uma extensa colaboração de equipe e geralmente envolve:

  • Comunicação online e conferências
  • Gestão de documentos
  • Gerenciamento de tarefas e
  • Gestão do conhecimento.

As deficiências dos sistemas de planejamento de legado

Os sistemas de planejamento herdados geralmente cobrem algumas das principais funcionalidades de planejamento para agregar informações, mas geralmente não oferecem muito em relação à colaboração. Algumas soluções oferecem colaboração rudimentar com sua própria abordagem de comentários e uploads de arquivos, para citar alguns. Mas isso normalmente não é tão produtivo quanto poderia, pois não se integra aos padrões gerais de colaboração dos sistemas de gerenciamento de arquivos e mensagens usados ​​na organização.

As coisas pioram na fase de análise. Aqui, o problema começa com o desafio de que os sistemas de planejamento legado não possuem recursos de descoberta de dados de última geração para analisar a causa raiz dos problemas. Na melhor das hipóteses, uma solução de descoberta de dados separada precisa ser implementada, vinculando o planejamento e os dados reais. Na pior das hipóteses, os dados de planejamento precisam ser movidos para outra plataforma para disponibilizá-los na solução de descoberta de dados.

Igualmente problemática é a falta de gerenciamento de tarefas. Por exemplo, garantir que as ações corretas sejam tomadas para “corrigir problemas” descobertos na fase de monitoramento. Isso envolve a atribuição de tarefas à pessoa certa e a capacidade de acompanhar o progresso de forma eficiente. Mais uma vez, isso é algo que faz melhor parte de um padrão organizacional do que uma solução insular no sistema de planejamento (se existe mesmo…).

Integrando com o padrão

Com a Acterys, nosso foco é oferecer os melhores recursos para apoiar os processos de gerenciamento de desempenho e FP & A da organização, ao mesmo tempo em que integram-se perfeitamente aos padrões organizacionais existentes para todos os aspectos mencionados. Sabemos disso não apenas pela nossa experiência com a implementação do projeto do cliente, mas também pela nossa experiência como provedor de serviços globalmente operacional e baseado no conhecimento. Depois de experimentar várias ferramentas, decidimos implementar o Microsoft Teams como as melhores soluções que abrangem todas as nossas necessidades de colaboração, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de conhecimento e, ao mesmo tempo, integramos - sem esforços adicionais - à nossa autenticação (Azure Active Directory) sistema.

Microsoft Teams

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma parte integrante do Office365 e fornece recursos integrados de colaboração de equipe que incluem: bate-papo, vídeo, reuniões on-line, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de tarefas profissionais e a opção de adicionar outros aplicativos de terceiros ao ambiente de equipe. Um deles é o Power BI. Isso significa que os participantes trabalham em um ambiente em que todos os requisitos do processo principal para o processo de planejamento e monitoramento contínuo se juntam. Com Acterys, isso inclui ser capaz de:

1. Bate-papo, voz e videoconferência em um clique de um botão em qualquer fase do processo de planejamento
2. Faça o planejamento e os formulários de coleta de dados diretamente do ambiente de equipes
3. Criar e atribuir tarefas para responder a insights no estágio de monitoramento
4. Permitir o compartilhamento eficaz de arquivos e o gerenciamento de conhecimento

Para ver como isso funciona em uma situação da vida real, dê uma olhada neste vídeo:

Se você quiser saber mais sobre as soluções Team Collaboration & Planning em sua organização, não hesite em entrar em contato conosco.

×