Abril 13, 2018 Acterys

5 Dicas para um melhor relatório financeiro no Excel

O Excel é provavelmente o software aplicativo mais abrangente e amplamente utilizado. Em mais de 20 anos na indústria de BI eu ainda tenho que ver uma solução mais versátil. Todos nós ainda estamos provavelmente usando apenas uma fração do que essa ferramenta pode fazer e, muitas vezes, em particular, com todos os recursos que mudam o jogo adicionados nos últimos anos, e não com seus recursos atuais. Aqui estão minhas dicas favoritas do 5 que ajudam muitos de nossos clientes a usar o Excel de forma mais eficiente para fins de relatórios financeiros:

Dados e apresentação separados

Este é o essencial, sobre o qual também escrevi um blog dedicado: Excel Um brinquedo de BI?. Se você estiver usando volumes maiores de dados de outras fontes disponíveis em um formato estruturado, evite copiá-los e colá-los diretamente no Excel. O Excel nunca foi concebido para ser um banco de dados. Você só criará muitos problemas de manutenção e desempenho. Este é 2018, existem opções fantásticas para estabelecer uma conexão ao vivo com seus dados no Excel particularmente suportado por Consulta de energia que permite integrar praticamente qualquer fonte sob o sol super facilmente e transformá-lo em suas necessidades. Ao contrário de copiar e colar, essa abordagem fornecerá um link dinâmico para suas respectivas fontes de dados, e a planilha atualizará automaticamente, refletindo o estado atual dos dados. Ao usar uma importação de arquivo plano ele quer atualização com base na versão mais recente do arquivo ou com vários arquivos simples você pode configurar Poder consulta para ligar todos os arquivos em uma pasta de carregamento, onde os dados de cada novo arquivo será automaticamente adicionado aos seus dados modelo.

Visualizações de Fórmula

Este requer a dica antes: os relatórios de fórmula requerem um "OLAP" fonte de dados, por exemplo, poder Pivot (que podem ser link para quase qualquer fonte por exemplo, tabelas relacionais, etc.) quando você deseja armazenar dados localmente na folha ou soluções como análise de servidor SQL Services (tabulares ou Multi-Dimensional), bem como um variedade de opções de terceiros em uma configuração de servidor cliente.

As visualizações de fórmulas podem ser iniciadas do zero ou convertendo-se em uma tabela dinâmica (lembre-se de duplicar a Tabela Dinâmica com antecedência, caso contrário ela será perdida). A vantagem aqui é que você tem um relatório dinamicamente vinculado a seus dados de origem com total flexibilidade em relação ao layout (relatórios assimétricos, por exemplo real anterior ano / orçamento do ano corrente), bem como excelentes opções para atualizar estruturas de relatórios baseados em fórmulas:

Tabelas Dinâmicas

Ainda estou impressionado com o fato de muitos profissionais de finanças não estarem fazendo uso do poder inigualável da Tabela Dinâmica, que oferece uma tremenda flexibilidade para relatórios (e com o uso do Acterys igualmente para o planejamento!). Minhas dicas não tão conhecidas aqui: Use o drill-through (clique duas vezes em uma célula) para acessar os registros de uma célula (infelizmente ainda não suportados pelo DirectQuery), use o “Quick Explore” para detalhar os detalhes de outra atributo de dimensão e combina Tabelas Dinâmicas com Gráficos Dinâmicos. Aqui estão alguns exemplos:

Split Screen para trabalhar com duas tabelas dinâmicas

Explorar rapidamente na tabela dinâmica

Formatação condicional

Um grande auxiliar, em particular em conjunto com a tabela Dinâmica, é a formatação condicional (que pode até ser configurada para se aplicar apenas a determinadas tuplas se você estiver usando uma fonte OLAP como o Acterys). Para ajudar seu público a entender os dados “rapidamente e colocá-lo em perspectiva, por exemplo, usando um formato condicional de barra, imediatamente mostrará ao usuário o significado de uma célula antes de ter que olhar conscientemente para o número e apontar outliers. Minha recomendação aqui: seja sutil, use cores não muito pesadas e considere usar o formato condicional para apontar o tipo de célula, por exemplo, por cenário de dados: usando uma cor de fundo branca para células normais e um sombreamento para um cenário diferente como “orçamento ”(Particularmente importante quando você está usando o Acterys, onde os usuários podem inserir dados na tabela dinâmica. Isso mostrará imediatamente onde eles devem entrar)

Dicas gerais de layout

As milhares de planilhas de clientes que tenho visto geralmente contêm insights absolutamente cruciais, mas na maioria das vezes não são apresentadas de uma forma que não necessariamente quer que alguém gaste mais do que o tempo absolutamente necessário com elas, porque elas são horrivelmente feias. Com muita frequência, vejo pesadelos coloridos e impetuosos. Aqui estão algumas dicas:

Com o título minha dica: use uma caixa de texto clara e adicione um link dinâmico na barra de fórmulas, por exemplo, = "Resultados financeiros" e $ C $ 6 para tornar seu título independente de todas as alterações na planilha e atualizar dinamicamente de acordo com detalhes selecionados, por exemplo, neste caso, apontando para a célula que contém o tempo e o nome da empresa.

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